¿Sigues dependiendo del e-mail para organizar tu vida laboral?

Desde que en 1998 Meg Ryan protagonizase la película “Tienes un e-mail”, el uso de esta herramienta fue en aumento, convirtiéndose en imprescindible para cualquier empresa que quiera estar en el mercado.Pues bien, hoy quiero proponeros un cambio: una disminución del uso del e-mail que, aunque utilísimo (¡no me atrevería a decir lo contrario!), en realidad no proporciona ni orden ni control.

Cada vez que hacemos un dossier y lo enviamos por correo electrónico, ocupamos su peso tantas veces como mensajes enviamos, dificultando además encontrar la última versión. Para comunicar una finalización de una tarea escribimos un e-mail, el asunto y el texto “Hecho”, pero no podemos trazar quién o qué tarea se ha terminado primero o si ya se han realizado todas.

También enviamos una actualización del proyecto y se nos olvida poner en copia a alguien del equipo. O bien, nuestro departamento ha hecho algo que debería ser notificado a otras áreas, pero es tan poca cosa que esperamos a tener más que notificar. Conclusión, nunca se avisa 🙁

Cómo estas un sin fin de acciones que te ocurren semana tras semana, por lo que vamos a imaginarnos que en nuestro negocio dejamos de usar el mail como herramienta de comunicación principal y a cambio os mostraré 3 herramientas con las que poder ganar en comunicación, visibilidad y control sin olvidar que optimizaremos los tiempos de trabajo y no, no es magia 🙂

Ahorra coste y espacio

Si utilizas plataformas de comunicación online, puedes recibir todas las notificaciones de forma centralizada, también ver todos los archivos relacionados en tiempo record o encontrar rápidamente todos los mensajes de un mismo asunto, con el consiguiente ahorro de tiempo y el aumento de productividad de tu empresa, ambas mis especialidades.

Por otro lado, permite reducir drásticamente el número de correos electrónicos enviados, lo cual disminuye notablemente los costes del servidor para la compañía.

¿Y cómo conseguirlo?

Todo puede empezar en una herramienta de organización de proyectos.Cada vez tienes más opciones en el mercado: OpenProject, Asana, Wunderlist, Hibox,Monday.com, …, pero sin duda una de las más extendidas por su facilidad y economía es Trello. Se crea un tablero con el proyecto en cuestión (se pueden crear tantos tableros como sean necesarios) y se comparten con las personas implicadas en el proyecto. Se añaden listas de trabajo y a cada una tantas tarjetas como sean necesarias, entendiendo por tarjeta una acción a realizar. Al mismo tiempo se va asignando a cada miembro sus tareas. En cuanto el proyecto arranca las tarjetas se van gestionando de forma que se ordenan, se abren nuevas o se cierran. Dichas tarjetas están a la vista solo de los implicados, ya no recibimos cien correos en copia que no nos afectan. La información se actualiza en red, hoy en día indispensable, para equipos en remoto o en distintas ciudades. Se puede etiquetar, poner plazos a las tareas, adjuntar documentos, hacer comentarios y ver la actividad que se ha realizado.

Son todo ventajas y una forma muy útil de organizar y cumplir con tus objetivos.

Llega el momento de la documentación. La nube es el secreto ya que existen multitud de herramientas de muchos precios y condiciones como Dropbox, Mega, Tresorit, AmazonDrive, Microsoft OneDrive, SpiderOak, Apple iCloud… pero para mi la herramienta más sencilla y económica es Google Drive, puesto que la versión gratuita ofrece 15Gb por usuario. En ella puedes crear carpetas colaborativas donde tener acceso a los documentos que se estén usando en cada proyecto; se puede compartir el enlace del archivo para que empresas externas a la tuya accedan únicamente a esa información y se sabe cuándo y quién ha hecho modificaciones. Además para aquellos que no quieren perder tiempo subiendo y bajando archivos puedes sincronizar las carpetas con tu ordenador, de manera que siempre tengas a mano toda la información aunque cambies de terminal.

Ya para terminar le toca el turno a las herramientas que, además de sustituir al mail, van a dejar fuera la necesidad de tener en nuestro WhatsApp conversaciones de trabajo, además de no ser un sistema especialmente seguro para este propósito . De nuevo numerosas opciones: HipChat, Fleep, Britix24, Roclechat, Noysi, Hall…en esta parte mi elección es Slack. Aplicación en la que poder crear canales para grupos, por departamento, temática, reunión o proyecto, o mensajes directos, si la conversación queremos que sea individual. Para mí lo mejor que tiene esta herramienta es que podrá tener las dos aplicaciones anteriores (Trello y Google Drive) “enlazadas”, lo que permitirá que te lleguen avisos sin que nadie tenga que escribirlos.

¿Sigues pensando que tu bandeja de entrada te sirve para actualizar tu calendario y es tu forma de organizar tu vida laboral? No voy a decir que dejes de hacerlo de forma radical, pero sí que empieces a unirlo a estas herramientas que he compartido. Verás cómo optimizas la comunicación entre tus departamentosdisminuirás la duplicidad de tareas y eliminarás la falta de información interdepartamental.

Y si no te funciona, ¡dímelo! que me comprometo a buscar una solución juntos.

Abrir chat